Calls for Tender

A New Tendering Opportunity is available through the Department of Capital Works and Services. You can view the tendering posting through the SEAO Electronic Tendering site at:

http://www.seao.ca/Recherche/rech_simpleresultat.aspx?SearchParameter=2018-T27%20/%201239595%20%20Residential%20Expansion%20Phase%201%20&%20New%20Well&callingPage=2&Results=1&inNumber=IN-0016.18

Deadline to Apply is March 19, 2019 at 12:00PM

Le Gouvernement de la Nation Crie souhaite recevoir des soumissions pour la construction d’une piscine et d’un centre de jeunes (pool and youth center), pour la Nation Crie de Whapmagoostui (Whapmagoostui First Nation, WFN), QC (Appel d’offres), le tout en conformité avec le règlement concernant les procédures et exigences relatives à l’appel d’offres et l’attribution des contrats de construction et le Règlement concernant la réglementation de certains bâtiments pour la protection de la santé et de la sécurité publique (les sous-lois) adoptés par le Gouvernement de la Nation Crie conformément à l’article 85 de la Loi sur les extraits pertinents du Gouvernement de la Nation Crie qui sont inclus dans les documents contractuels.

Les entreprises intéressées à soumissionner peuvent se procurer les documents par le biais du Système électronique d’appel d’offres ou SÉAO à l’adresse suivante : www.seao.ca.

Cautionnement de soumission :
À la soumission, doit être joint un chèque certifié d’un montant équivalent à 10% de la valeur de la soumission, payable au Gouvernement de la Nation Crie ou un cautionnement de soumission du même montant et valide pour une période de soixante (60) jours à compter de la date de clôture. Ce cautionnement de soumission sera échangé à la signature du contrat contre des cautionnements d’exécution pour les salaires, les matériaux et les services, chacun de ceux-ci correspondant à 50% du montant du contrat.

Les soumissions seront reçues et ouvertes publiquement à la date et à l’endroit suivants :

Date : Le 1er mars 2019 Heure locale : 11 h
Endroit : Bureau du Gouvernement de la Nation Crie
Adresse : 700, de la Gauchetière Ouest, suite 1600, Montréal, Qc, H3B 5M2

Les soumissions doivent être livrées dans des enveloppes scellées (un original et deux copies papier ainsi qu’une copie numérique sur une clé USB), adressées au Gouvernement de la Nation Crie, au plus tard le vendredi le 1er mars 2019 à 11 h, heure de l’Est. Les soumissions cachetées doivent être livrées en mains propres ou par messagerie à l’adresse suivante avec l’enveloppe portant la mention « WFN – Construction of a New Swimming Pool and Youth Center – tender no. 2018-T26 » :

Department of Capital Works and Services
(CWSD) 700, de la Gauchetière Ouest, Suite 1600 Montréal, Qc, H3B 5M2

Les offres seront ouvertes et examinées par le comité de sélection du Capital Works and Services, au même endroit immédiatement après l’heure de fermeture des soumissions. Le Gouvernement de la Nation Crie ne s’engage à accepter ni la plus basse ni aucune des soumissions reçues.

Les soumissions transmises par télécopieur ou par courriel ne sont pas acceptées. Les soumissions reçues après la date limite prévue pour la réception seront retournées non-ouvertes aux soumissionnaires.
Seuls sont admis à soumissionner les entrepreneurs ayant un bureau d’affaires au Québec ou dans une province ou un territoire visé lorsqu’un accord intergouvernemental est applicable et que celui- ci détient la licence requise en vertu de la Loi sur le bâtiment.

Un entrepreneur détenant une licence restreinte émise par la Régie du bâtiment du Québec ou inscrit au registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) et dont la période d’inadmissibilité aux contrats publics n’est pas terminée n’est pas admis à présenter une soumission; ces deux cas d’inadmissibilité sont également applicables aux sous-traitants du soumissionnaire.

Les soumissionnaires sont responsables du choix des sous-traitants, tant pour leur solvabilité que pour le contenu de leur soumission, et doivent les informer des conditions qu’ils entendent leur imposer et s’assurer qu’ils détiennent les permis et licences requis.

Demande d’information :
Les soumissionnaires qui désirent recevoir de l’information ou des précisions au regard de l’appel d’offres doivent obligatoirement le faire par * écrit au plus tard le vendredi 15 février 2019 en communiquant avec la personne ressource en prenant soin de mentionner le numéro du projet et titre du projet. Toute communication doit faire la mention «WFN – Pool and Youth Center ». Seules les communications écrites et envoyées à l’adresse suivante seront considérées :
Courriel : procurement@cngov.ca

Promesse de confidentialité et de destruction des documents :
Le projet pour lequel cet appel d’offres est lancé contiendra des zones de détention et des installations sensibles. Pour cette raison, toutes les personnes et entreprises qui acquièrent les documents doivent signer la promesse de confidentialité jointe aux documents et la retourner immédiatement à Mme Rachel Martin du Gouvernement de la Nation Crie.

Contribution crie :
Crédit à l’intention des Cris :
Le prix de la soumission déposée par un Soumissionnaire sera, aux fins de l’évaluation de la soumission uniquement, crédité d’une somme correspondant au montant total des salaires des bénéficiaires cris que le Soumissionnaire s’engage à employer pour l’exécution des travaux conformément à sa soumission (l’Engagement relatif aux travailleurs cris), jusqu’à concurrence d’un crédit maximum égal à 10 % du prix total de cette soumission (le Crédit à l’intention des Cris).

Aux fins du présent appel d’offres, un « bénéficiaire cri » désigne un bénéficiaire cri au sens de la Convention de la Baie James et du Nord québécois et dont le nom apparaît sur la liste des bénéficiaires tenue par le Québec.

Rapports mensuels :
Le soumissionnaire retenu (le Fournisseur) fournira chaque mois au Gouvernement de la Nation Crie un relevé indiquant tous les bénéficiaires cris affectés à l’exécution des travaux aux termes des Documents contractuels. À cette fin, le Fournisseur remettra au Gouvernement de la Nation Crie un tableau indiquant pour ce mois, les noms de tous les bénéficiaires cris qui travaillent pour le Fournisseur ou l’un de ses sous-traitants dans le cadre de l’engagement relatif aux travailleurs cris, de même que, pour chacun de ces bénéficiaires cris, le nom de son employeur, le titre de son poste, le nombre de jours et d’heures travaillés et le salaire horaire et total payé (la contribution des Cris). La contribution des Cris déclarée par le Fournisseur dans ce tableau liera les parties, sauf si le Gouvernement de la Nation Crie remet une demande écrite d’audit selon l’article 1.3 dans les trente (30) jours de la réception du tableau.

Droit d’audit :
Sur demande écrite, le Fournisseur mettra à la disposition du Cree Regional Authority (CRA) tous les livres comptables, registres et documents relatifs à la contribution des Cris que le Gouvernement de la Nation Crie peut demander pour vérifier que le Fournisseur a respecté son engagement relatif aux travailleurs cris. Le Gouvernement de la Nation Crie peut vérifier et reproduire tous les documents.

Sur demande écrite, le Fournisseur doit s’assurer que tous ses sous-traitants mettent l’ensemble des livres comptables, registres et documents relatifs à la contribution des Cris à la disposition du Gouvernement de la Nation Crie, lequel peut vérifier et reproduire tous les documents.

Retenue et rajustement de prix :
Outre la retenue courante prévue dans les documents d’appel d’offres, le Gouvernement de la Nation Crie retiendra un montant correspondant à cent-vingt pour cent (120%) du crédit à l’intention des Cris jusqu’à ce que l’engagement relatif aux travailleurs cris soit réalisé à la satisfaction du Gouvernement de la Nation Crie. Si, à l’achèvement des travaux, le montant total de la contribution des Cris qui est réellement payé est inférieur au montant du crédit à l’intention des Cris, le prix payable par le Gouvernement de la Nation Crie au Fournisseur aux termes des Documents contractuels sera réduit de 120% du montant de l’excédent du crédit à l’intention des Cris sur la contribution des Cris totale réellement payée.

PROMESSE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE DESTRUCTION

Dans le cadre de l’appel d’offres auprès du Gouvernement de la Nation Crie, je reconnais que j’aurai accès à des renseignements de nature délicate et confidentielle sur les plans d’un établissement de détention.
Je m’engage :

a) à ne pas transmettre ces renseignements, éléments matériels ou documents (information, plans et devis) à des personnes au sein de mon entreprise ou à l’extérieur qui ne sont pas autorisées à y avoir accès.
b) à ne pas publier de tels renseignements.
c) à ne pas communiquer de tels renseignements sans autorisation préalable.
d) à ne pas utiliser ou divulguer de tels renseignements pour des raisons autres qu’à des fins officielles autorisées.
e) à détruire tous les documents relatifs à l’appel d’offres et au contrat suite à leur utilisation.
f) à accepter l’entière responsabilité de veiller à la confidentialité et à la sauvegarde de ces renseignements, des plans et devis.
g) à prendre toutes les mesures raisonnables pour empêcher toute personne non autorisée d’examiner et/ou de copier de tels renseignements, plans ou devis.

Related Documents

INTRODUCTION

The Cree Nation Government’s Department of Capital Works and Services invites firms to present a proposal for professional services with conceptual approach in the field of architecture including engineering services for the following capital project:

• Cree Nation Government Housing Units in the community of Mistissini
• Eeyou Eenou Police Force Housing Units in the community of Chisasibi, Eastmain and Mistissini

For this request for professional services the architect firm shall include the engineer services and these services will be under its supervision.

PART 1:   GENERAL REQUIREMENTS

1. General Conditions

All proponents are considered to have received and used the present document to prepare their proposal. These Terms of Reference will be part of the contract to be signed with the selected proponent.

Questions concerning the Terms of Reference should be addressed by email to:

procurement@cngov.ca

Three (3) paper copies and one (1) digital copy (PDF – USB) of the final proposal must be sent by sealed envelope to:

Cree Nation Government

Attn: Procurement

 Re:  Architectural services – Cree Nation Government & Eeyou Eenou Police Force Housing

Department of Capital Works and Services

700 de la Gauchetière West, suite 1600

Montreal, QC H3B 5M2

Please take note that our address has changed.  Bids must be received at the 16^th floor at suite 1600.

The proposals must be received before 11:00 am on January 30, 2019. The proposals will be opened and evaluated only after this date.  It is the proponent’s responsibility to make sure their proposal has been delivered at the proper address within the time delay.

The Cree Nation Government may, at its sole discretion, reject any and/or all proposals received.

2Compliance with Regulations and the Terms of Reference

The selected proponent’s work must comply with all pertinent local, provincial and federal laws, by-laws and regulations.

If the proponent’s proposal or work omits or contradicts any of the requirements of these Terms of Reference, the Terms of Reference will prevail unless a written notice is issued by the contact person of the Cree Nation Government.

In the case of a dispute, the documents shall be used with the following priority:

1. Contract (if a formal contract is signed)
2. Terms of Reference
3. Proposal from the proponent
4. Any appendices to the proponent’s proposal

3. Presentation of the Proposal

To be considered for selection, a proposal must include:

1. A statement of understanding of the work to be done;
2. A work plan and a description of the approach to reach the goals specified in these Terms of Reference;
3. A brief presentation of the key persons of the work team and of their specific qualification in relation of this project. This section must mention who will be the contact person and project manager for the firm;
4. A brief presentation of the firm and of its past experience in similar projects;
5. Description of the conceptual approach using 1 page for a text (letter format) and 1 page for the visual (11” X 17”) of the proposed building; plans of houses already designed(re-used) in the past are acceptable for this proposal.
6. A detailed schedule to carry-out the project. This schedule must indicate when meetings are foreseen and who, from the firm, will be present;
7. An all-inclusive fixed price for professional services to complete all the proposed work. A detailed breakdown of fees and expenses (travel, printing, etc.) must also be included in the proposal. Details of costs should be presented in a matrix form and costs for each step must correspond to the descriptions included in the work plan;
8. Hourly rates of all pertinent professionals that will be involved in the project (these rates will only be used if modifications to expand or reduce the scope are requested after the examination of the received proposals).

A proponent, because of his experience and local knowledge, may want to make suggestions for the scope of the required work.  In such a case, the proponent must present a proposal which corresponds with the requirements of these Terms of Reference so that the proposal may be compared with those of other proponents. Additional suggestions to the scope, procedures or methodologies, and corresponding costs, may be included in an appendix.

4. Work Team, Sub-trades and Consortiums

The Cree Nation Government expects that the professionals and technicians who will work and complete the mandate will be those mentioned in the proposal.  Any change must be submitted in writing for the approval of the Cree Nation Government. The Cree Nation Government can accept or refuse this change.

If a proponent wishes to use other professionals or engage in a partnership with other professionals during the project, these must be presented in the proposal unless specifically requested by the Cree Nation Government.

A proponent who intends to form a consortium to present a proposal must advise the Cree Nation Government prior to sending their proposal. It is then the Cree Nation Government’s choice to accept or refuse the consortium.

5. Selection of a Proponent

The selected proponent will be notified in writing by the Cree Nation Government within two months of the deadline to submit proposals. The proposal presented by the proponents is considered to remain valid for a period of 90 days.  If no mandate is awarded within this period, a proponent may retrieve his proposal if he wishes to do so.

6. Ownership of the Documents and Confidentiality

A proponent may borrow documents from the Cree Nation Government or from other entities to complete its mandate. In such cases, these documents remain the property of the original owner and must be returned before the end of the mandate.

All information gathered from the Cree Nation Government remains confidential and cannot be used for purposes other than to complete the mandate.

Documents produced at the end of the mandate are the property of the Cree Nation Government and may not be distributed or duplicated without a written approval from the Cree Nation Government.

7. Contract between the Cree Nation Government and the Proponent

The Cree Nation Government may wish to sign a contract with the selected proponent for this mandate.  If such is the case, the Cree Nation Government will propose a contract form.

However, the selected proponent may initiate work once a written notice or a purchase order is issued.  If no specific contract is signed, the written notice or purchase order to award the mandate, the Terms of Reference and the proponent’s proposal are considered to be the contract between the Cree Nation Government and the proponent.

8. Insurance

For the duration of the services, the selected proponent must maintain civil and professional liability insurance issued by a qualified recognized insurer.

9. Payments

Progressive payments will be made for the duration of the project.  Invoices must be presented taking into account the progression of the project. No holdbacks will be made on progressive or final payment unless, in the opinion of the Cree Nation Government and advisors, the selected proponent has not met all of its contractual obligations.

Invoices must be sent to the attention of Mr. Conrad Benoit, Manager of Capital Projects and Inspection Services of the Cree Nation Government, and, if acceptable, they will be paid within 45 days after they are approved.  A short progression report should be included or sent at the time of invoicing to give precisions on the work completed.

No change to the project scope entitles the proponent to additional fees unless a written agreement is issued prior to the moment these fees were engaged.

3. Selection Criteria

Proposals submitted in response to this request will be examined by a Selection Committee.

Examination will be based on the following criteria for each specific lot:

Once the examination is completed, the Selection Committee will make a recommendation to the Director of Capital Works and Services of the Cree Nation Government. The Selection Committee has no obligation to justify its decision other than to the Director of Capital Works and Services of the Cree Nation Government.